Las empresas en el entorno acelerado e impulsado por la tecnología de hoy en día requieren un software de colaboración y toma de notas de primer nivel para seguir siendo competitivos.
Desde estudiantes y profesionales hasta miembros del equipo de proyecto, una herramienta que ayude en la gestión eficaz y eficiente de la información es imprescindible.
Confluence y OneNote son herramientas populares de colaboración y toma de notas que han existido por un tiempo, y las grandes bases de usuarios que tienen entre sí las han convertido en opciones confiables y confiables.
Si tiene problemas para decidir entre los dos, lo tenemos cubierto. Nuestra guía ofrece una comparación completa que comprende los detalles de sus funciones para ayudarlo a tomar una decisión de compra. La bienvenida a bordo.
Descripción general de Microsoft OneNote
Microsoft OneNote es una aplicación organizativa y de toma de notas digital que facilita la productividad personal y del equipo. El software permite a los usuarios crear, capturar, organizar y compartir listas de tareas pendientes, notas escritas a mano, ideas, imágenes, grabaciones de audio y video en un cuaderno digital flexible y con capacidad de búsqueda.
OneNote proporciona funciones prácticas como protección con contraseña, etiquetado de portátiles e integración con otras aplicaciones de Microsoft como Word y Outlook, lo que facilita compartir y colaborar. Lo que es más importante, OneNote tiene una interfaz de usuario versátil y fácil de usar que lo hace famoso entre los equipos que deben cooperar en cualquier proyecto.
Lea también: Principales aplicaciones para tomar notas para digitalizar tus notas.
Descripción general de la confluencia
Confluencia es una herramienta de colaboración en equipo de Atlassian y está diseñada explícitamente para ayudar con la creación de contenido y la gestión de la información. La aplicación proporciona una plataforma centralizada donde los miembros del equipo pueden crear, compartir, organizar, documentar y discutir planes e ideas en un lugar central.
Las características principales de Confluence incluyen blogs, wikis y páginas que permiten a los usuarios crear y administrar contenido mientras preservan la historia y el contexto de cada documento.
La herramienta puede integrarse fácilmente con Trello y Jira, lo que hace que la automatización del flujo de trabajo y la gestión de proyectos sean perfectas. La aplicación es ideal para pequeñas y grandes empresas, ya que ayuda a simplificar el intercambio de información y la hace fácilmente accesible para todos los miembros del equipo.
Confluence frente a OneNote: ¿cómo funcionan?
Cómo funciona la confluencia
Confluencia facilita la mejora trabajo en equipo y colaboración al permitir que los miembros compartan, guarden y organicen contenido. Los usuarios pueden crear planes de proyectos, tomar notas y enviar necesidades de proyectos individuales y de equipo simultáneamente, además de poder mejorar la retroalimentación agregando comentarios.
Sus comentarios como miembro del equipo están disponibles para todo el equipo en tiempo real y pueden responder en consecuencia. La arquitectura basada en la nube de la herramienta y la interfaz fácil de usar garantizan que todo el equipo pueda administrar proyectos donde sea que estén, sin importar su dispositivo.
Atlassian ha permitido a los usuarios integrar Confluence con aplicaciones de terceros, como Jira Align y el software Jira. La herramienta también es compatible con otras aplicaciones de terceros, lo que significa que la mayoría de los usuarios corporativos probablemente encontrarán que la herramienta se integra con las herramientas de gestión de proyectos que ya están usando. Esto permite a los usuarios optimizar sus operaciones comerciales, lo que permite a sus equipos colaborar y trabajar de manera más eficiente.
Cómo funciona OneNote
OneNote facilita la toma de notas digitales y ofrece a los usuarios un centro centralizado para guardar notas, investigar y planificar información relevante, que pueden usar más tarde en el hogar, la oficina o la escuela.
La aplicación ofrece cuadernos que puede usar indefinidamente, lo que significa que ya no tiene que preocuparse por el lápiz y el papel. Sin embargo, siempre que necesite notas físicas, la herramienta facilita la impresión y distribución de notas, ya que solo necesita activar la función de búsqueda para recuperar la información requerida siempre que recuerde una palabra clave, incluso si olvidó la fecha.
OneNote está alojado en línea, lo que significa que los usuarios siempre pueden acceder a él mientras viajan, siempre que tengan una conexión a Internet.
Confluence frente a OneNote: ventajas
Beneficios de usar Confluence
Confluence puede generar muchos cambios en su negocio si siempre se ocupa de grandes proyectos que abarcan varios equipos o ubicaciones. La aplicación mejorará su eficiencia al presentar los siguientes beneficios:
➡️ Ahorrar tiempo: Confluence elimina la comunicación de ida y vuelta que consume mucho tiempo, ya que puede cargar documentos donde los gerentes y editores pueden indicar los cambios necesarios en tiempo real. La disponibilidad de plantillas listas para usar significa que la documentación del proyecto se puede hacer rápida y fácilmente, mientras que la transparencia facilita el cumplimiento del cronograma.
➡️ Capacidades remotas: Los miembros del equipo no tienen que viajar o trabajar desde la ubicación exacta: pueden cooperar sin necesidad de reuniones cara a cara, ya que pueden sincronizarse a través de dispositivos Android e iOS.
➡️ Almacenamiento de datos centralizado: Puede almacenar todos sus datos en un espacio, pero puede crear diferentes espacios de trabajo para diferentes departamentos. Esta característica permite una colaboración más fácil entre departamentos.
➡️ Edición: Puede utilizar la capacidad de creación de versiones de archivos y páginas de la herramienta para editar y guardar documentos, pero conservar el archivo original para acceder a él más tarde, lo que significa que las versiones anteriores siempre están disponibles como referencia.
➡️ Comunicación: Los líderes de proyecto pueden hacer anuncios para abordar grupos integrales o personalizados además de miembros individuales con actualizaciones de la empresa.
Beneficios de usar OneNote
OneNote permite a los usuarios formatear textos, crear tablas o arrastrar y soltar imágenes, además de agregar grabaciones de audio y video a las notas. Otros beneficios de usar la herramienta incluyen los siguientes:
➡️ Digitalización de notas: La aplicación puede reconocer y convertir notas escritas a mano en texto electrónicamente, además de permitir el escaneo de diagramas dibujados a mano y su inserción en notas, lo que es beneficioso durante las sesiones de lluvia de ideas.
➡️ compartir notas: La herramienta facilita el intercambio de notas con otras personas: pueden ver y editar sus notas, lo que garantiza que los miembros del equipo puedan trabajar y moverse simultáneamente mientras dan y reciben comentarios.
➡️ Moverse entre dispositivos: El software es compatible con dispositivos Windows, iOS, Mac y Android.
➡️ Seguridad de alto nivel: OneNote garantiza la más alta seguridad asociada con Microsoft usando identificación de usuario, encriptación de datos y cuadernos individuales protegidos con contraseña.
➡️ Gratis para usar: La aplicación es ideal para usuarios con un presupuesto limitado, ya que puede elegir entre las versiones gratuita y de bajo costo antes de comprometerse con las versiones premium.
➡️ Integraciones: OneNote se integra fácilmente con otros productos de Microsoft, lo que permite consultar datos esenciales sin cambiar de aplicación.
➡️ Fácil organización de datos: La aplicación permite la creación de cuadernos individuales utilizando diferentes plantillas, por lo que la organización de datos se convierte en una brisa.
➡️ Versatilidad: La versatilidad de OneNote permite a los trabajadores personalizar la herramienta para que se ajuste a sus necesidades, ya sea que trabajen en un proyecto simple o complejo.
Confluence frente a OneNote: Comparación
Features
OneNote está diseñado explícitamente para tomar notas y organizar contenido en cuadernos digitales. Viene con herramientas esenciales para formatear: cambiar el color, el estilo o las fuentes o agregar imágenes, videos y archivos de audio al texto. Además, puedes escribir y dibujar a mano antes de convertir tus notas en texto, además de poder buscar textos de tus notas guardadas. Esta función permite a los usuarios compartir cuadernos y trabajar al mismo tiempo.
Confluence facilita una gran cantidad de colaboración entre los miembros además de las capacidades para tomar notas. Los usuarios pueden crear, administrar, almacenar y organizar archivos y realizar un seguimiento de las tareas y workflows para proyectos de equipo. Además, la aplicación permite a los usuarios manipular temas, plantillas y macros disponibles para adaptar el contenido a necesidades individuales específicas. Confluence tiene herramientas avanzadas adicionales para permitir el seguimiento de cambios, dejar comentarios y comunicación, además de controles de acceso, herramientas de informes y pistas de auditoría.
Pricing
OneNote es gratuito para los usuarios con una cuenta de Microsoft, pero tiene menos funciones.
Por el contrario, Confluence es una herramienta completamente paga que requiere una suscripción pero viene con un período de prueba gratuito. El costo real de Confluence está determinado por la cantidad de funciones que seleccione y la cantidad de usuarios.
User Interface – Ease of Use
La interfaz de usuario de OneNote se ve más fácil de usar y más fácil de usar, ya que se parece a un cuaderno digital. La pantalla principal presenta una lista de cuadernos, y cada cuaderno tiene secciones y páginas que puede organizar como desee. Puede agregar fácilmente imágenes, textos y otras formas de medios como desee u organizar sus notas usando etiquetas y rótulos.
La interfaz de Confluence puede ser complicada y tiene una curva de aprendizaje más pronunciada. La herramienta está abierta a muchas personalizaciones, con la pantalla principal que tiene un tablero que puede usar para cambiar los widgets además de los gadgets que muestran información importante. Puede organizar su contenido creando espacios, páginas y blogs, además de agregar texto, imágenes, audio, videos y otros medios al texto existente. Usando temas, colores y logotipos de marca o equipo, puede personalizar páginas y espacios.
Integration
Al ser parte integral de la suite de Microsoft Office, OneNote funciona a la perfección con aplicaciones destacadas de Microsoft como PowerPoint, Excely Palabra. Como resultado, puede importar fácilmente artículos de expertos entre OneNote y otras aplicaciones. También puede compartir sus notas a través de OneDrive y Microsoft Teams, además de otras apps de terceros como IFTTT o Zapier, que facilitan el flujo de trabajo y la automatización de tareas.
Confluence se integra fácilmente con más aplicaciones de terceros que OneNote, y la lista consta de aplicaciones famosas como Slack, Trello, Jira y Salesforce; como resultado, es más fácil para los equipos que usan la aplicación colaborar de manera eficiente. El mercado de Confluence está repleto de aplicaciones y complementos adicionales que puede instalar según sus necesidades individuales. Algunos ejemplos destacados incluyen la capacidad de agregar diagramas de flujo, diagramas o mapas mentales en sus páginas instalando las aplicaciones correspondientes. Los usuarios pueden conectar sus aplicaciones a proveedores de servicios de almacenamiento en la nube populares como Google Drive o Dropbox.
Performance
Confluence es una aplicación de colaboración y toma de notas basada en la web que requiere una conexión a Internet. El rendimiento de la aplicación mejora o disminuye en gran medida según la velocidad y la confiabilidad de su conexión a Internet y la memoria y el poder de procesamiento de su computadora u otro dispositivo. Confluence puede ser un poco más lento para mostrar contenido o cargar páginas que OneNote si su conexión a Internet es lenta o inestable. Sin embargo, por otro lado, la aplicación tiene herramientas más avanzadas y puede manejar mucho más contenido, lo que la convierte en una opción ideal para organizaciones y equipos grandes.
Por otro lado, OneNote es una aplicación más pequeña compatible con la mayoría de las PC, computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas. No necesita demasiada memoria o potencia de procesamiento para ejecutar OneNote, ya que funciona perfectamente con dispositivos más antiguos, incluidos los menos potentes. Lo más emocionante de usar OneNote es que puede usarlo sin conexión a Internet, lo que significa que los usuarios pueden realizar las ediciones necesarias u otros cambios en sus notas mientras se desplazan en áreas de conectividad limitada o deficiente. No obstante, tenga en cuenta que el rendimiento de la aplicación al usar o almacenar portátiles multimedia grandes o aquellos con más archivos multimedia se ve afectado cuando se utiliza en áreas con poca conectividad a Internet.
OneNote frente a Confluence: casos de uso
Confluencia
Equipo de comunicación y entretenimiento de primer nivel de Europa Sky cuenta con un equipo de más de 30,000 trabajadores remotos en los que se confía para entregar películas originales y noticias de suscripción a una base de clientes que supera los 22 millones. Un equipo tan grande distribuido en 32 ubicaciones remotas requiere el más alto nivel de colaboración para trabajar de manera efectiva y mantener la confianza y la visibilidad. Al revelar que la empresa usa Confluence de Atlassian, el gerente de desarrollo de software de Sky, David Grierson, indicó que el uso de la aplicación les permitió romper los silos de información.
Según Grierson, además de la trazabilidad, Confluence consolidó su control sobre la audibilidad al mejorar la visibilidad del desarrollo en lugar de tener cosas escondidas en silos. Para Sky, presentar Confluence cambió las reglas del juego porque, si bien las herramientas de la aplicación no brindaban respuestas, les mostraban las preguntas que debían hacer y abrieron a los miembros del equipo de la empresa a una cultura de comunicación abierta que nunca antes había existido.
OneNote
El uso de OneNote ha ayudado a un bloguero, orador, autor y YouTuber internacional Hansen obsoleto desarrollar el ansiado equilibrio vida-trabajo. Hansen ha utilizado la suite de productos de Microsoft durante al menos ocho años y siempre estaba buscando una nueva tecnología que simplificara su vida para poder abandonar el hábito de tener que revisar siempre su teléfono. Según él, descubrir OneNote fue un factor decisivo, ya que le permitió recuperar el tiempo perdido que ahora usa para relacionarse con la familia, mejorar la calidad del trabajo y disfrutar viendo “Star Wars”.
Hansen revela que usa OneNote todos los días en el trabajo para subcontratar sus ideas, pensamientos, listas de tareas pendientes, notas de reuniones, tareas y sesiones de pizarra en un solo lugar: su libreta principal. Registra cada idea que aparece en su cabeza, que podría haber olvidado fácilmente. Dado que desempeña múltiples roles en su negocio, la aplicación lo ayuda a registrar información y encontrarla cuando busca. Para Hansen, OneNote es la herramienta definitiva que cree que cualquier persona en una situación similar debería adoptar.
Consideraciones Finales:
OneNote y Confluence son software de colaboración y toma de notas dinámicas que ofrecen diferentes funciones que encontrará adecuadas según sus necesidades y requisitos. Si todavía estás indeciso, esto es lo que dijimos.
Elige Confluence cuando busques una aplicación que:
- Facilita la colaboración en tiempo real de proyectos y documentos.
- Almacena datos en una sola ubicación
- Integra la edición, la escritura colaborativa y la gestión de blogs, páginas y wikis.
- Proporciona un historial de los cambios realizados.
Por otro lado, elige OneNote si estás interesado en una herramienta que ofrezca:
- La colaboración en tiempo real permite que varios usuarios trabajen simultáneamente
- Ofrece protección de contraseña opcional
- Se integra fácilmente con las herramientas de Microsoft y accede a múltiples dispositivos
- Admite cuadernos personalizables además de tener una potente función de búsqueda.
Cuando compara Confluence con OneNote, se da cuenta de que hay una delgada línea que separa las herramientas para tomar notas y las de colaboración. La “mejor herramienta”, por lo tanto, depende de sus necesidades. Elija OneNote si tiene un presupuesto limitado o Confluence si no le importa gastar dinero para acceder a funciones premium.
A continuación, consulte el artículo detallado sobre Confluencia vs. SharePoint.
