ClickUp vs. Airtable: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es adecuada para usted?

Tanto ClickUp como Airtable ofrecen amplias funciones para administrar tareas, proyectos y la fuerza laboral de una organización. 

Sin embargo, si está interesado en saber cuál es perfecto para usted, ¡lea esta guía sobre ClickUp vs. Airtable hasta el final!   

What Is ClickUp?

ClickUp es una herramienta de productividad todo en uno para que su trabajo y el de sus equipos sea más fácil que nunca. Si bien facilita la planificación, aprobación, supervisión y entrega de proyectos, también facilita una plataforma sin esfuerzo para la colaboración sincrónica y asincrónica.

Viene con una arquitectura escalable, por lo que puede adaptar fácilmente el espacio de trabajo para una organización pequeña, mediana o grande. Además, hay más de cien elementos de espacio de trabajo personalizables, como vistas, fechas de vencimiento, asignados, estados de tareas, etc., para que pueda crear una herramienta de PM que coincida con el producto, las personas y el proyecto.

Además, puede administrar un software completo, sitio web, aplicación móvil o proyecto de desarrollo de productos de consumo directamente en ClickUp Spaces, Lists, Folders, etc. Para Agile, Scrum y DevOps, hay elementos dedicados como Sprints, Epics, Statuses, GitHub , y más.  

¿Qué relevancia tiene ClickUp como herramienta de gestión de proyectos?

Aunque ClickUp ofrece muchas herramientas y elementos de espacio de trabajo para convertir espacios en aplicaciones y workflows, es principalmente una herramienta de PM. Encuentre a continuación qué tan relevante es la aplicación para todas sus necesidades de gestión de proyectos:

• Vistas del proyecto como en diagramas de Gantt, Tableros Kanban, cuadro, listas, mapa mental, línea de tiempo, carga de trabajo, actividad, tabla, etc.
• Personalizaciones de espacio como campos personalizados, estados de tareas personalizados, paneles personalizados, etc., para un proyecto personalizado.
• Herramientas de comunicación y colaboración en línea, como asignados, observadores, vista de chat de tareas, correos electrónicos, comentarios, menciones, etiquetas @, uso compartido basado en roles y una pizarra digital.
• Tableros predeterminados y personalizados para realizar un seguimiento del progreso de las carteras de proyectos.
• Informes en tiempo real sobre tareas, proyectos, desarrollo de productos y mano de obra utilizando cientos de métricas y plantillas de informes.
• Realice un seguimiento del tiempo de los trabajadores a tiempo completo y de los contratistas utilizando elementos del proyecto como el tiempo facturable, el tiempo de edición, las notas, las etiquetas y más.   

¿Cómo funciona ClickUp?

ClickUp funciona facilitando una herramienta de PM, una pizarra digital, plantillas, IA de ClickUp y automatización del flujo de trabajo. Además, puede almacenar archivos y documentos ilimitados en sus espacios de trabajo y espacios, por lo que también funciona como un sistema de gestión de contenido. Encuentre a continuación las funciones principales que hacen que ClickUp funcione para usted:

Jerarquía de Tareas y Trabajos

1. Workspace es el primero en la jerarquía de elementos ClickUp. Puede crear un espacio de trabajo por organización. Si su negocio incluye más de una empresa, use diferentes espacios de trabajo para organizarse mejor.
2. Los espacios son como diferentes departamentos en una organización. si eres un marketing digital agencia, cree varios espacios para cuentas, finanzas, recursos humanos, marketing, ventas, desarrollo comercial y más. 
3. Las carpetas van dentro de los espacios y significan proyectos. Los equipos ágiles y de DevOps pueden tener carpetas de Sprint.
4. ClickUp aloja listas dentro de carpetas. Las listas significan una bóveda para tareas similares. Por ejemplo, las carpetas de publicación de sitios web pueden tener listas para grupos de tareas como SEO, esquemas de contenido, creación de contenido, creación de imágenes, revisión, aprobaciones de borradores y publicación en el sitio web.
5. Las tareas son los elementos de nivel inferior de la jerarquía de ClickUp. Las tareas vienen con campos como Asignado, Tiempo estimado, Estado, Discusiones, etc.
6. Si no puede completar una tarea sin realizar microtareas subyacentes, puede agregar subtareas a una tarea. Por ejemplo, la tarea de publicación de contenido puede tener subtareas como la asignación de tareas a los escritores, la revisión por parte de un editor, la adición de imágenes y, por último, la publicación en WordPress.       

Funciones de Usuario

Los roles de usuario principalmente le permiten proteger su ClickUp Workspace y hacer cumplir la privacidad de los datos. Puede haber propietarios, administradores, miembros e invitados en un espacio de trabajo. Los diferentes roles tienen diferentes permisos de acceso. También puede personalizar el control de acceso cuando sea necesario. 

Centro de comando

Command Center Search es el buscador global de contenido, chat, activos o tareas en ClickUp. Le permite buscar en todo ClickUp agregando filtros de ubicación, filtros rápidos, filtros de tareas y filtros de aplicaciones.

Una vez que busca contenido en Command Center, ClickUp organiza los resultados de la búsqueda en encabezados de columna como Todos, Tareas, Documentos, Pizarras, Tableros, Chats, Archivos, Comentarios y Personas.  

Beneficios de ClickUp como herramienta de PM

Estos son los beneficios de ser el primero en moverse sobre sus competidores si cambia a ClickUp:

• Una solución todo en uno para la gestión de proyectos.
• Fácil planificación y creación de proyectos utilizando plantillas, fechas de inicio, fechas de vencimiento, dependencias de tareas, gestión de recursos, hitos, tiempo de inactividad, ruta crítica, etc.
• Establezca objetivos y metas claros utilizando métricas como Moneda, Tareas, Verdadero/Falso y Número. 
• Gestión sencilla de tareas y subtareas con uno a muchos asignados.
• Puede equilibrar las cargas de trabajo de los recursos de su proyecto por horas, puntos, tareas y campos personalizados.
• Organice la fuerza de trabajo, los proyectos, las tareas y el contenido fácilmente usando Espacio de trabajo > Espacios > Carpetas > Listas > Tareas. 
• Los espacios de trabajo compartidos, las vistas y los tableros funcionan como aplicaciones. 
• IU y UX de productividad sin esfuerzo que aprovechan elementos como la barra de herramientas multitarea, las prioridades, la edición de texto enriquecido, el seguimiento de tiempo nativo y la búsqueda inteligente.  

What Is Airtable?

Mesa de aire es un creador de aplicaciones sin código para los usuarios internos, proveedores, clientes y usuarios finales de su organización. Con estas aplicaciones, puede automatizar varios procesos comerciales, como el seguimiento del progreso de un proyecto de desarrollo de productos para las campañas de marketing que está ejecutando a escala global o local. 

Y no solo para marketing y desarrollo de productos, la herramienta también es adecuada para otros departamentos comerciales como gestión de recursos humanos (HRM), ventas, finanzas, base de datos, administración de TI, gestión de servicios de TI (ITSM) y gestión de contenido. 

Facilita una alta productividad en sus equipos comerciales al ofrecer funciones como Diseñador de interfaz, Vistas para proyectos y eventos, automatización para workflows, sincronizar datos entre tablas e informar sobre lo que administra en Airtable.      

¿Qué importancia tiene Airtable como software de gestión de proyectos?

Airtable es más que una herramienta de PM; es un flujo de trabajo automatizado y un generador de aplicaciones sobre bases de datos de robots. Por lo tanto, solo necesita usar una parte de la aplicación Airtable para administrar muchos proyectos. El módulo que lo ayuda a administrar tareas, subtareas y proyectos es el Diseñador de interfaz. 

Las interfaces de Airtable son perfectas como herramientas de gestión de proyectos por lo siguiente:

• Los miembros del equipo del proyecto pueden acceder a elementos de PM como Lista, Galería, Kanban, Línea de tiempo, Calendario, Formulario, Tablero, Revisión de registros y más.
• Los colaboradores pueden simplemente interactuar con las interfaces de PM para actualizar los estados de las tareas, asignar nuevas tareas, solicitar ayuda, etc., sin acceso total a las bases de datos de Airtable.
• Los gerentes de proyecto pueden revisar todas las tareas de los miembros del equipo y aprobarlas cuando corresponda.
• Los socios comerciales multifuncionales, los inversores y el equipo de liderazgo pueden acceder a la aplicación Airtable Interface Dashboard para obtener una vista rápida de las carteras de proyectos.

Mesa de aire El generador de interfaz también le permite agregar campos avanzados como Cuadrícula, Número, Gráfico, Texto, Divisor, Comentario, Filtros y Acciones de botones personalizados.    

¿Cómo funciona Airtable?

Airtable funciona sobre bases de datos. Los datos en esta base de datos pueden ser imágenes, textos, etiquetas, videos, etc. Si usted es una agencia de publicidad, debe completar su base de datos Airtable con activos de campañas publicitarias. Por el contrario, una agencia de diseño gráfico llenaría su base de datos con imágenes, vectores, wireframes, etc.

También puede llamar a estas bases de datos Airtable Workspaces. Entonces, su viaje Airtable comienza con la creación de un espacio de trabajo. Si su empresa tiene diferentes departamentos, cree espacios de trabajo dedicados para una mejor organización de los proyectos. 

Lo primero que debes hacer ahora es crear una Base. Una base también se conoce como la columna de datos en Airtable. La Base le da acceso a otras funciones como interfaces y automatización.

También puede administrar sus proyectos en Bases creando diferentes Bases para diferentes proyectos. Al igual que las Interfaces, también puede agregar Kanban, Línea de tiempo, Lista, etc., a estas Bases. En la pestaña Automatizaciones, puede crear disparadores, acciones y acciones lógicas avanzadas al vincular interfaces, bases y aplicaciones de terceros para tomar workflows al modo de piloto automático.    

Beneficios de Airtable como herramienta de PM

Estas son las ventajas de usar Airtable:

• Dar acceso a datos, aplicaciones comerciales personalizadas, automático workflowsy herramientas de PM para empleados y contratistas con un solo software en la nube.
• Puede otorgar acceso basado en funciones a los espacios de trabajo empresariales según las funciones de los empleados o contratistas. Por ejemplo, el líder de marketing puede tener acceso a todo el espacio de trabajo de marketing. Por el contrario, un miembro del equipo del espacio de trabajo de marketing solo puede tener acceso a la interfaz o la base para entregar los entregables del proyecto.
• Puede usar los comandos y funciones de Airtables para crear acciones complejas en su workflows.
• Las interfaces, bases, tablas, formularios, etc. de Airtable se pueden compartir públicamente en línea, como una aplicación web. El público objetivo puede acceder fácilmente al contenido sin comprar Airtable.  

ClickUp Vs. Airtable

Use Cases of ClickUp

ClickUp es sólido para muchos casos de uso, como equipos de marketing, gestión de proyectos de SEO, ecosistemas de cadena de bloques, organizaciones sin fines de lucro, tareas de clase, gestión ágil de Scrum, acumulación y sprints, y muchos más. Encuentre a continuación los casos de uso que aplico con frecuencia:  

Gestion de agencia

Puede administrar cualquier tamaño de agencia en ClickUp. Como agencia, necesitará un CRM, Alcance de las declaraciones de trabajo, Facturación y Facturación, Compromiso posterior a la venta, Proyectos de clientes grandes, Proyecto de clientes pequeños, Comentarios del cliente, etc. 

Puede crear todos estos como carpetas en ClickUp. En cada Carpeta, puede crear múltiples Páginas, Listas, Documentos, Formularios, etc., para organizar las cosas en las que trabaja en su agencia. 

Agregue miembros relevantes del equipo al espacio de trabajo para permitirles administrar sus tareas en ClickUp. Para mayor comodidad, puede vincular herramientas comerciales de terceros con su espacio de trabajo de administración de agencias. Por ejemplo, puede vincular clientes de correo electrónico, Microsoft 365, Slack, Zoom, Loom, etc. 

Gestión del cambio

Gestionar una reforma en su negocio es un proyecto complicado. Sin embargo, ClickUp le permite migrar todo su negocio a una operación más nueva utilizando espacios, carpetas, listas y más. 

Puede crear dos Carpetas separadas: Oficina de Transformación y Área de Gestión/Factor a Cambiar. La oficina de transformación debe incluir listas para ADKAR, etapas, presupuesto, etc. Por el contrario, el área de gestión/carpeta de factores para cambiar puede tener una lista de evaluación y planificación, una lista de ejecución de cambios, una lista de seguimiento y mejora de cambios, una lista de gestión, una lista de riesgos y problemas y Lista de planes de comunicación de la empresa.   

Airtable Use Cases

Airtable es adecuado para toneladas de casos de uso como planificación de eventos, campañas de marketing, operaciones de contenido, etc. A continuación, encontrará dos casos de uso comunes que utilizo en mi capacidad profesional: 

Encuesta Pública

Si tiene Airtable, olvídese de obtener una herramienta de encuesta de terceros. Puede crear formularios atractivos y sin esfuerzo en Airtable. Dado que Airtable le permite publicar sus propiedades como aplicaciones web autosuficientes, puede publicar sus formularios públicamente. 

Dentro de su base o datos de Airtable, puede agregar un elemento de formulario. Luego, personalice los campos de formulario predeterminados para adaptarlos a su proyecto. Un plan pago le brinda acceso a marcas personalizadas, extensiones, integraciones, análisis de datos de formularios en tiempo real y más.  

Operaciones de contenido

En un proyecto de operaciones de contenido, puede crear bases o tablas de datos separadas para todas las solicitudes y entregables, objetivos de marketing, estado de la campaña y una interfaz para automatizar las aprobaciones. 

También puede crear un formulario de solicitud y publicarlo públicamente para recopilar nuevas solicitudes del grupo de clientes global. Si hay entregas del proyecto que su equipo completó pero el cliente aún no dio el visto bueno, también puede crear la base de entregas no aprobadas.   

ClickUp vs. Airtable: el veredicto

Supongamos que solo necesita funciones de gestión de proyectos. Gestionas los datos de trabajo en otras herramientas como Microsoft 365 or Espacio de trabajo de Google. En ese caso, debe elegir ClickUp sobre Airtable. Las razones son las siguientes:

• Es fácil de operar ClickUp que Airtable.
• Precios de ClickUp como herramienta de PM es más barata; $10/usuario/mes en comparación con $12/usuario/mes para Precios de Airtable.
• ClickUp ofrece archivos adjuntos ilimitados.
• ClickUp tiene una herramienta de inteligencia artificial asequible para la creación de contenido basado en texto.

Por el contrario, si aún no tiene una herramienta de agregación de datos y busca unificar bases de datos y herramientas de PM, puede consultar Airtable. Sin embargo, debe invertir un tiempo considerable en aprender la herramienta, ya que tiene una curva de aprendizaje larga. 

A continuación, consulte el artículo sobre Mesa de aire vs. Noción.