ClickUp versus. Airtable: welke projectmanagementtool past bij u?

Zowel ClickUp als Airtable bieden uitgebreide functies om taken, projecten en het personeelsbestand van een organisatie te beheren. 

Als u echter wilt weten wat perfect voor u is, lees dan deze handleiding over ClickUp vs. Airtable tot het einde!   

What Is ClickUp?

ClickUp is een alles-in-één productiviteitstool om het werk van u en uw teams gemakkelijker dan ooit te maken. Hoewel het het plannen, goedkeuren, bewaken en opleveren van projecten vergemakkelijkt, biedt het ook een moeiteloos platform voor synchrone en asynchrone samenwerking.

Het wordt geleverd met een schaalbare architectuur, zodat u gemakkelijk de werkruimte kunt aanpassen aan een kleine, middelgrote of grote organisatie. Er zijn ook meer dan honderd aanpasbare werkruimte-elementen zoals weergaven, vervaldatums, toegewezen personen, taakstatussen, enz., zodat u een PM-tool kunt maken die past bij het product, de mensen en het project.

Bovendien kunt u een compleet software-, website-, mobiele app- of consumentenproductontwikkelingsproject rechtstreeks beheren op ClickUp Spaces, Lists, Folders, enz. Voor Agile, Scrum en DevOps zijn er speciale elementen zoals Sprints, Epics, Statussen, GitHub , en meer.  

Hoe is ClickUp relevant als hulpmiddel voor projectbeheer?

Hoewel ClickUp veel werkruimtetools en -elementen biedt om Spaces om te zetten in apps en geautomatiseerd workflows, het is in de eerste plaats een PM-tool. Hieronder vindt u in hoeverre de app relevant is voor al uw behoeften op het gebied van projectbeheer:

• Projectweergaven zoals in Gantt-diagrammen, Kanban-borden, Box, Lijsten, Mindmap, Tijdlijn, Werklast, Activiteit, Tabel, enzovoort.
• Ruimte-aanpassingen zoals aangepaste velden, aangepaste taakstatussen, aangepaste dashboards, enz. voor een aangepast project.
• Online samenwerkings- en communicatietools zoals Toegewezenen, Watchers, Chatweergave van taken, E-mails, Opmerkingen, Vermeldingen, @-tags, op rollen gebaseerd delen en een digitaal whiteboard.
• Standaard en aangepaste dashboards om de voortgang van projectportfolio's bij te houden.
• Realtime rapportage over taken, projecten, productontwikkeling en personeelsbestand met behulp van honderden statistieken en rapportsjablonen.
• Volg de tijd van fulltimers en aannemers met behulp van projectelementen zoals factureerbare tijd, bewerkingstijd, notities, labels en meer.   

Hoe werkt ClickUp?

ClickUp werkt door een PM-tool, digitaal whiteboard, sjablonen, ClickUp AI en workflowautomatisering te faciliteren. U kunt ook onbeperkt bestanden en documenten opslaan op uw Workspaces en Spaces, dus het werkt ook als een contentmanagementsysteem. Hieronder vindt u de kernfuncties die ervoor zorgen dat ClickUp voor u werkt:

Hiërarchie van taken en werken

1. Workspace is de eerste in de hiërarchie van ClickUp-elementen. Je kunt één Workspace per organisatie aanmaken. Als uw bedrijf meer dan één onderneming omvat, gebruik dan verschillende werkruimten om beter te organiseren.
2. Ruimtes zijn als verschillende afdelingen in een organisatie. Als je een digitale marketing bureau, creëer verschillende Spaces voor accounts, financiën, HR, marketing, verkoop, bedrijfsontwikkeling en meer. 
3. Mappen gaan naar Spaces en duiden projecten aan. Agile- en DevOps-teams kunnen Sprint Folders hebben.
4. ClickUp host lijsten in mappen. Lijsten betekenen een kluis voor vergelijkbare taken. Mappen voor het publiceren van websites kunnen bijvoorbeeld lijsten hebben voor taakgroepen zoals SEO, inhoudsoverzichten, inhoudscreatie, beeldcreatie, proeflezen, conceptgoedkeuringen en publiceren op de website.
5. Taken zijn de elementen op het onderste niveau van de ClickUp-hiërarchie. Taken worden geleverd met velden zoals Toegewezen, Geschatte tijd, Status, Discussies, etc.
6. Als u een taak niet kunt voltooien zonder onderliggende microtaken uit te voeren, kunt u subtaken aan een taak toevoegen. De Publish Content Task kan bijvoorbeeld subtaken hebben zoals het toewijzen van taken aan schrijvers, proeflezen door een redacteur, het toevoegen van visuals en tot slot publiceren op WordPress.       

Gebruikersrollen

Met gebruikersrollen kunt u voornamelijk uw ClickUp Workspace beveiligen en gegevensprivacy afdwingen. Er kunnen eigenaren, beheerders, leden en gasten in een werkruimte zijn. Verschillende rollen hebben verschillende toegangsrechten. U kunt de toegangscontrole indien nodig ook aanpassen. 

Commando centrum

Command Center Search is de wereldwijde content-, chat-, activa- of taakzoeker op ClickUp. Hiermee kunt u de hele ClickUp doorzoeken door locatiefilters, snelle filters, taakfilters en app-filters toe te voegen.

Nadat u inhoud hebt doorzocht op Command Center, organiseert ClickUp de zoekresultaten in kolomkoppen zoals Alles, Taken, Documenten, Whiteboards, Dashboards, Chats, Bestanden, Opmerkingen en Personen.  

Voordelen van ClickUp als PM-tool

Dit zijn de first-mover-voordelen ten opzichte van uw concurrenten als u overstapt op ClickUp:

• Een alles-in-één oplossing voor projectmanagement.
• Eenvoudige projectplanning en creatie met behulp van sjablonen, startdatums, vervaldatums, taakafhankelijkheden, bronnen beheren, mijlpalen, slappe tijd, kritiek pad, enz.
• Stel duidelijke doelstellingen en doelen op met behulp van statistieken zoals Valuta, Taken, Waar/Onwaar en Aantal. 
• Moeiteloos beheer van taken en subtaken met één tot veel toegewezen personen.
• U kunt de werkbelasting van uw projectresources verdelen op basis van uren, punten, taken en aangepaste velden.
• Organiseer personeel, projecten, taken en inhoud eenvoudig met Werkruimte > Ruimten > Mappen > Lijsten > Taken. 
• Gedeelde werkruimten, weergaven en dashboards werken als apps. 
• Moeiteloze productiviteit UI en UX profiteren van zaken als Multitask Toolbar, Prioriteiten, Rich Text Editing, Native Time Tracking en Smart Search.  

What Is Airtable?

Airtable is een app-bouwer zonder code voor de interne gebruikers, leveranciers, klanten en eindgebruikers van uw organisatie. Met dergelijke apps kunt u verschillende bedrijfsprocessen automatiseren, zoals het volgen van de voortgang van een productontwikkelingsproject tot marketingcampagnes die u op wereldwijde of lokale schaal uitvoert. 

En niet alleen voor marketing en productontwikkeling, de tool is ook geschikt voor andere bedrijfsafdelingen zoals human resource management (HRM), verkoop, financiën, database, IT-admin, IT-servicemanagement (ITSM) en contentmanagement. 

Het vergemakkelijkt een hoge productiviteit in uw zakelijke teams door functies aan te bieden zoals Interface Designer, Views voor projecten en evenementen, automatisering voor workflows, Synchroniseer gegevens tussen tabellen en rapportage over wat u beheert op Airtable.      

Hoe is Airtable relevant als projectmanagementsoftware?

Airtable is meer dan alleen een PM-tool; het is een geautomatiseerde workflow en app-builder bovenop robotdatabases. Daarom hoeft u slechts een deel van de Airtable-app te gebruiken om veel projecten te beheren. De module die u helpt bij het beheren van taken, subtaken en projecten is de Interface Designer. 

Interfaces op Airtable zijn perfect als projectmanagementtools vanwege het volgende:

• Projectteamleden hebben toegang tot PM-elementen zoals de lijst, galerij, kanban, tijdlijn, kalender, formulier, dashboard, recordoverzicht en meer.
• Medewerkers kunnen eenvoudig communiceren met PM-interfaces om taakstatussen bij te werken, nieuwe taken toe te wijzen, hulp te vragen, enz., zonder volledige toegang tot Airtable-databases.
• Projectmanagers kunnen alle taken van teamleden bekijken en indien nodig goedkeuren.
• Cross-functionele zakenpartners, investeerders en het leiderschapsteam hebben toegang tot de Airtable Interface Dashboard-app om snel een overzicht te krijgen van projectportfolio's.

Airtable Met de interfacebouwer kunt u ook geavanceerde velden toevoegen, zoals raster, getal, grafiek, tekst, scheidingslijn, opmerking, filters en aangepaste knopacties.    

Hoe werkt Airtable?

Airtable werkt bovenop Databases. De gegevens in deze database kunnen afbeeldingen, teksten, tags, video's, enz. Zijn. Als u een reclamebureau bent, vult u uw Airtable-database met advertentiecampagne-items. Een grafisch ontwerpbureau daarentegen zou zijn database vullen met afbeeldingen, vectoren, wireframes, enz.

Je kunt deze databases ook Airtable Workspaces noemen. Dus uw Airtable-reis begint met het creëren van een werkruimte. Als uw bedrijf verschillende afdelingen heeft, creëer dan speciale werkruimten voor een betere organisatie van projecten. 

Het eerste dat u nu moet doen, is een basis maken. Een basis is ook bekend als de gegevenskolom op Airtable. De Base geeft u toegang tot andere functies zoals interfaces en automatisering.

U kunt uw projecten ook beheren in Bases door verschillende Bases voor verschillende projecten aan te maken. Net als interfaces kunt u ook kanban, tijdlijn, lijst, etc. aan deze bases toevoegen. Op het tabblad Automatiseringen kunt u triggers, acties en geavanceerde logische acties maken door interfaces, bases en apps van derden te koppelen. workflows naar de automatische pilootmodus.    

Voordelen van Airtable als PM-tool

Dit zijn de voordelen van het gebruik van Airtable:

• Toegang geven tot data, zakelijke apps op maat, automatisch workflows, en PM-tools voor werknemers en aannemers met slechts één cloudsoftware.
• U kunt op rollen gebaseerde toegang geven tot zakelijke werkruimten, afhankelijk van de rol van de werknemer of contractant. De marketinglead kan bijvoorbeeld toegang hebben tot de hele Marketing-werkruimte. Een teamlid van de werkruimte Marketing heeft daarentegen alleen toegang tot Interface of Base om projectresultaten te leveren.
• U kunt de opdrachten en functies van Airtables gebruiken om complexe acties in uw workflows.
• Airtable-interfaces, bases, tabellen, formulieren, enz. kunnen openbaar online worden gedeeld, net als een webapp. De doelgroep heeft eenvoudig toegang tot de inhoud zonder Airtable te kopen.  

ClickUp Vs. Airtable

Use Cases of ClickUp

ClickUp is solide voor veel gebruiksscenario's, zoals marketingteams, SEO-projectbeheer, blockchain-ecosystemen, non-profitorganisaties, klassenopdrachten, agile scrumbeheer, backlog en sprints en nog veel meer. Hieronder vindt u de use cases die ik vaak toepas:  

Agency Management

U kunt bureaus van elke omvang beheren op ClickUp. Als uitzendbureau heb je een CRM, Overzichten van de omvang van het werk, facturering en facturering, betrokkenheid bij de verkoop, grote klantprojecten, kleine klantprojecten, klantfeedback, enz. 

U kunt al deze mappen maken op ClickUp. In elke map kunt u meerdere pagina's, lijsten, documenten, formulieren enz. maken om de dingen waaraan u in uw bureau werkt te organiseren. 

Voeg relevante teamleden toe aan de Workspace zodat ze hun taken kunnen beheren ClickUp. Voor het gemak kunt u zakelijke tools van derden koppelen aan uw Agency Management Workspace. U kunt bijvoorbeeld e-mailclients, Microsoft 365, Slack, Zoom, Loom, etc. koppelen. 

Change Management

Het managen van een revisie in uw bedrijf is een ingewikkeld project. Met ClickUp kunt u echter uw hele bedrijf migreren naar een nieuwere operatie met behulp van Spaces, Folders, Lists en meer. 

U kunt twee afzonderlijke mappen maken: Transformation Office en Management Area/Factor to Change. Transformation Office moet lijsten bevatten voor ADKAR, Stages, Budget, enz. In tegendeel, het beheergebied/de te wijzigen factor kan een beoordelings- en planningslijst, een wijzigingsuitvoeringslijst, een wijzigingsmonitoring- en verbeteringslijst, een beheerslijst, een lijst met risico's en problemen hebben en Lijst met bedrijfscommunicatieplannen.   

Airtable Use Cases

Airtable is geschikt voor tal van use-cases zoals evenementenplanning, marketingcampagnes, contentoperaties, enz. Hieronder vindt u twee veelvoorkomende use-cases die ik in een professionele hoedanigheid gebruik: 

Openbare enquête

Als je Airtable hebt, vergeet dan een enquêtetool van derden te kopen. U kunt boeiende en moeiteloze formulieren maken op Airtable. Omdat Airtable u in staat stelt om zijn eigenschappen te publiceren als zelfvoorzienende web-apps, kunt u uw formulieren openbaar publiceren. 

Binnen uw Airtable Data of Base kunt u een Form-element toevoegen. Pas vervolgens de standaard formuliervelden aan uw project aan. Een betaald abonnement geeft u toegang tot aangepaste branding, extensies, integraties, realtime analyse van formuliergegevens en meer.  

Inhoudelijke bewerkingen

In een Content Operations-project kunt u afzonderlijke bases of gegevenstabellen maken voor alle verzoeken en deliverables, marketingdoelstellingen, campagnestatus en een interface om goedkeuringen te automatiseren. 

U kunt ook een aanvraagformulier maken en dit openbaar publiceren om nieuwe aanvragen van de wereldwijde klantenpool te verzamelen. Als er projectafleveringen zijn die uw team heeft voltooid maar de klant nog geen toestemming heeft gegeven, kunt u ook de Unapproved Deliverables Base maken.   

ClickUp versus. Luchttafel: het vonnis

Stel dat u alleen functies voor projectbeheer nodig hebt. Je beheert werkgegevens op andere tools zoals Microsoft 365 or Google-werkruimte. Kies in dat geval voor ClickUp boven Airtable. De redenen zijn als volgt:

• ClickUp is eenvoudig te bedienen dan Airtable.
• ClickUp-prijzen als PM-tool is goedkoper; $ 10/gebruiker/maand vergeleken met $ 12/gebruiker/maand voor Airtable-prijzen.
• ClickUp biedt onbeperkte bijlagen.
• ClickUp heeft een betaalbare AI-tool voor het maken van op tekst gebaseerde inhoud.

Als u daarentegen nog geen tool voor gegevensaggregatie heeft en databases en PM-tools wilt verenigen, kunt u Airtable eens bekijken. U moet echter veel tijd investeren in het leren van de tool, aangezien deze een lange leercurve heeft. 

Bekijk vervolgens het artikel op Luchttafel versus. Begrip.